MÓDULO 4. CONTROL, SEGUIMIENTO Y FINALIZACIÓN DEL PROYECTO

TAREA. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

PROYECTO: CENTRO DE VISITANTES Y DE INTERPRETACIÓN AMBIENTAL DEL PARQUE NATURAL DEL TRENC

Nos encontramos ante un proyecto que nació el noviembre de 2017 y que ha finalizado dos años después, el noviembre de 2019 y de que no cabe decir más que ha sido un gran éxito.

Previamente a iniciar el proyecto se formó el equipo “USO PÚBLICO EN ESPACIOS NATURALES PROTEGIDOS”, equipo de buena gente y muy profesional, que ante todo tenía claro que se había de aplicar la planificación y gestión de proyectos, con todo un conjunto de herramientas que se habían aprendido en un curso del MOOC.

A continuación podéis ver la presentación del seguimiento del proyecto:

En este enlace también encontraréis la presentación: 

https://www.genial.ly/5a2345139cc82d2cb4e5707e/cami

También os presento un resumen del seguimiento del proyecto:

1. DATOS BÁSICOS 

Título: CENTRO DE VISITANTES Y DE INTERPRETACIÓN AMBIENTAL DEL PARQUE NATURAL DEL TRENC

Jefe del proyecto: Director del parque natural des Trenc.

Responsables del proyecto: Director del parque natural des Trenc, jefa de Servicios de Espacios Naturales Protegidos y jefa de Sección de Uso Público.

Entidad: Servicio de Espacios Naturales de la Dirección General de Espais Naturals y Biodiversidad

2. INDICADORES

A continuación se presenta una tabla con los principales indicadores del proyecto, indicando la meta, el margen, el valor real y el cumplimiento del indicador.

Indicadores	Meta	Margen	Valor real	Cumplimiento
Cumplimiento del tiempo establecido para iniciar la fase de obras de rehabilitación edificio	0 días de retraso	5 días de retraso	3 días de retraso	40%
Cumplimiento del tiempo establecido para finalizar la fase de obras de rehabilitación	0 días de retraso	5 días de retraso	2 días de retraso	60%
% de residuos de construcción y demolición reciclados	100 %	10%	90%	90%
Desviación del presupuesto planificado rehabilitación	0 %	5%	0 %	100 %
Retraso en la entrega de material exposición	0 días de retraso	10 días de retraso	5 días de retraso	50%
Flesch Reading Ease (facilidad lectura)	100 %	10%	90%	90%
% de fallos sobre el diseño expositivo	0	2	1	50%
Desviación del presupuesto planificado exposición	0 %	5%	0 %	100 %
Retraso en las grabaciones para audiovisuales	0 días de retraso	5 días de retraso	3 días de retraso	40%
% de fallos en los trípticos informativos	0	1	0	100%

3. ALCANCE DEL PROYECTO
Disponer de un equipamiento que preste mediante atención personalizada y exposiciones interpretativas, servicios de información, interpretación y promoción del parque natural del Trenc y su entorno.

El estado de los diversos entregables ha sido:

       -  Retraso de 3 días respeto a la fecha prevista de finalización de obra.

       - Retraso de 2 días respeto a la fecha prevista para la entrega de la exposición.     

     

    4. ACTIVIDADES DEL PROYECTO  

Las  actividades previstas en el cronograma de proyecto se presentan en la siguiente tabla:

Nº	ACTIVIDAD	ACTIVIDAD PRECEDENTE	DURACIÓN	RESPONSABLE
EDIFICIO
1	Redacción del proyecto de rehabilitación del edificio y estudio de seguridad y salud		4 meses	Arquitecto y arquitecto técnico
2	Obtención de la licencia municipal de obras	Tarea 1	4 meses	Consejería de Medio Ambiente
3	Concurso público para la contratación de la obra	Tarea 1	4 meses	Consejería de Medio Ambiente
4	Ejecución de la obra	Tarea 2 y 3	12 meses	Arquitecto Empresa constructura contractada
TOTAL OBRA EDIFICIO = 18 MESES (Tarea 2 y 3 realizadas de manera simultánea) Un retraso en la redacción del proyecto supondrá un retraso para obtener la licencia y poder sacar el concurso público. Un retraso en la ejecución de las obras (camino crítico retrasado) supondrá un retraso en el montaje de la exposición (se va diseñando y fabricando en paralelo)
EXPOSICIÓN
5	Diseño de la exposición	Tarea 1 finalizada y en paralelo con la tarea 6	6 meses	Diseñador gráfico
6	Redacción de contenidos	En paralelo con la tarea 5	6 meses	Escriptor
7	Grabaciones audiovisuales	Tarea 5 y 6	6 meses	Comunicador audiovisual
8	Producción de paneles	Tarea 5 y 6	6 meses	Productor gráfico
9	Montaje de audiovisuales en estudio	Tarea 7	1 mes	Comunicador audiovisual
10	Montaje de audiovisuales en el edificio	Tarea 9	1 mes	Comunicador audiovisual / Informático
11	Montaje de paneles en la exposición	Tarea 8	1 mes	Empresa de montaje
12	Iluminación de la exposición	Tarea 11	1 mes	Electricista
TOTAL EXPOSICIÓN = 14 MESES Las tareas 7 y 8 por una parte y 10 y 11 por otra, se realizan al mismo tiempo. El total del tiempo necesario para la exposición es de 15 meses. Pero a partir de la tarea 9 es necesario que esté finalizada la tarea 4. Hasta la tarea 10 puede haber una holgura de 4 meses derivada de la ejecución de la obra
INFORMACIÓN
13	Estudio de las principales demandas e información de los turistas		12 meses (necesario opiniones de diferentes épocas del año)	Informador turístico y encuestador
14	Formación de informadores	Tarea 13	1 mes	Informador
14	Diseño de material informativo	Tarea 5	2 meses	Diseñador gráfico
15	Impresión de material	Tarea 14	1 mes	Productor gráfico
TOTAL INFORMACIÓN = 16 MESES
TOTAL PROYECTO = El proyecto se podría realizar en 20 MESES (Hay tareas que se realizan de manera simultánea), pero en previsión de algún posible cambio que implique un retraso se han previsto 24 MESES (2 AÑOS)

Los hitos conseguidos ha sido el cumplimiento de los presupuestos establecidos para las actividades.

Los cambios de cronograma se han debido a retrasos tanto en el inicio de las obras (debido a retrasos en la obtención de la licencia de obras) y en retrasos en la finalización de las obras (imprescindible para el montaje de la exposición), aunque estos han sido de 3 días y de  2 días, respectivamente, por tanto, totalmente asumibles para un período total de ejecución de proyecto de 2 años.

5. COSTES DEL PROYECTO

Los  costes previstos en el proyecto se presentan en la siguiente tabla:

Nº	ACTIVIDADES	DURACIÓN	COSTES PREVISTOS
1	Redacción del proyecto de rehabilitación del edificio y estudio de seguridad y salud. Dirección de la obra	4 meses	50.000 €
2	Obtención de la licencia municipal de obras y tasa de gestión de residuos	4 meses	15.000 €
3	Concurso público para la contratación de la obra	4 meses	0 €
4	Ejecución de la obra	12 meses	300.000 €
5	Diseño de la exposición	6 meses	50.000 €
6	Redacción de contenidos	6 meses	20.000 €
7	Grabaciones audiovisuales	6 meses	30.000 €
8	Producción de paneles	6 meses	30.000 €
9	Montaje de audiovisuales en estudio	1 mes	12.000 €
10	Montaje de audiovisuales en el edificio	1 mes	12.000 €
11	Montaje de paneles en la exposición	1 mes	14.000 €
12	Iluminación de la exposición y climatización	1 mes	12.000 €
13	Estudio de las principales demandas e información de los turistas	12 meses	18.000 €
14	Formación de informadores	1 mes	10.000 €
14	Diseño de material informativo	2 meses	10.000 €
15	Impresión de material	1 mes	7.000 €
16	Adquisición de equipamiento informático y material de oficina	1 mes	10.000 €
TOTAL COSTES = 600.000 €

Como se ha indicado tenemos el hito que no ha habido desviaciones ni cambios en el presupuesto.

6. RECURSOS HUMANOS

Los recursos humanos previstos para la realización del proyecto són:

      -  Arquitecto.

      -  Arquitecto técnico.

      -   Albañiles (2).

      -   Electricista.

      -  Escritor.

      -  Diseñadores gráficos (3).

      -  Productores audiovisuales / Comunicador audiovisual / informático (3).

      -  Técnicos del espacio natural y del servicio de espacios naturales (3).

      -  Técnicos en Turismo (3).

También hemos tenido hitos respecto a los recursos humanos, puesto que ha habido muy buen ambiente de trabajo y muy buena predisposición, no ha habido conflictos ni cambios.

7. RIESGOS

IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS	Gravedad	Proba-bilidad	I x P	TRATAMIENTO DE LOS RIESGOS (Si resultado Impacto x Probabilidad > 3)
				ACCIONES A REALIZAR PARA TRATAR EL RIESGO	QUIÉN	CUÁNDO
No obtención de la licencia municipal de obras	3	1	3	Modificación del proyecto	Arquitecto	De manera inmediata
Retraso en la ejecución de la obra	3	2	6	Cambio de proveedores de material Incremento de personal ejecutor Priorizar la finalización de las obras en el interior para poder montar la exposición	Arquitecto. Empresa constructora	Enseguida que se detecte un retraso de 3 días
Diseño de una exposición que no se integre estéticamente con el edificio	2	1	2
Numerosos días con condiciones meteorológicas adversas que impidan las grabaciones	3	2	6	Adquirir imágenes ya gravadas de otras productoras audiovisuales	Comunicador audiovisual	El último mes previsto para las grabaciones
Redacción de contenidos inadecuados para el público receptor o traducciones erróneas	3	1	3	Revisar y modificar contenidos de manera que sean comprensibles para los turistas y revisar las traducciones	Redactor	Antes de la producción de paneles
Rotura de paneles durante el transporte y / o montaje de la exposición	3	1	3	Volver a producir el mismo panel	Productor de paneles	Inmediatamente a la rotura
Falsificación de encuestas	2	2	4	Realización de otra muestra de encuestas para extrapolar resultados	Encuestador	Antes de la formación de los informadores
Impresión de los trípticos informativos de manera incorrecta	2	2	4	Repetir la impresión	Imprenta	Cuando se detecte que están mal impresos
	3=ALTA/2=MEDIA/1=BAJA

De los riesgos previstos se han producido el retraso en la ejecución de la obra, numerosos días con condiciones meteorológicas adversas que impidan las grabaciones, redacción de contenidos inadecuados para el público receptor o traducciones erróneas. A causa del retraso en la ejecución de la obra aunque solo ha sido de días, se ha priorizado la finalización de las obras en el interior para poder montar la exposición. A causa de la no grabación por meteorología adversa se han adquirido imágenes y por redacciones erróneas en la exposición se han tenido que revisar todos los contenidos. Con estas soluciones el impacto en el proyecto ha sido leve y previsto.

8. ADQUISICIONES

Las principales adquisiciones del proyecto son:

      -  El material de la exposición.

      -  Los trípticos informativos.

Como se indicó en los indicadores, se produjo un retraso de 5 días en la entrega del material de exposición.

Este retraso no afectó a la ejecución del proyecto, puesto que previamente se había producido un retraso días con

en la obra, también de 5 días (2 de inicio de obra y 3 de finalización de obra) y hasta esta fecha no se podría haber empezado a instalar la exposición.

9. ACCIONES CORRECTIVAS

Las acciones correctivas del proyecto han sido:

     - Priorización de la finalización de las obras en el interior para poder montar la exposición.

     - Adquisición de imágenes a causa de la no grabación por meteorología adversa.

     - Revisión de contenidos por redacciones erróneas en la exposición.

     10. LECCIONES APRENDIDAS 

Puesto que el factor más crítico ha sido el tiempo y los indicadores que se han cumplido menos son los relativos al tiempo, a la hora de gestionar otro proyecto establecería unos valores más permisivos sobre el cumplimiento del tiempo.

Establecer un presupuesto elevado ha sido muy beneficioso para el  cumplimiento de otro factor crítico, y los indicadores han sido de un cumplimiento del 100%.

El valor añadido del proyecto ha sido el trabajo en equipo, puesto que gracias a un buen equipo y una buena planificación y gestión del proyecto ha dado como resultado la ejecución del proyecto de manera muy exitosa.